2015-05-26 14:07

Gästinlägg: Organisationsteori

Nedanstående är ett gästinlägg författat av signaturen Organisationsteoretikern.

Organisationsteori

Låt oss idag ge oss i kast med lite funderingar kring läran om organisationer. För att sätta dessa funderingar i ett konkret sammanhang måste jag, med risk för att bli långrandig, få återge ett möte jag nyligen hade nöjet att ta del i. I varje fall den cyniska lilla figuren i mig kunde roa sig. Naturligtvis kommer jag att vinkla och skarva som alla berättare måste göra. Egentligen finns det inget unikt med mötet utan tvärtom utspelar sig möten av detta slag på många kontor runtom i tjänstesamhället.

Avsikten med detta veckovis återkommande möte är att fördela arbetsuppgifter och därigenom att effektivisera arbetet med ett it-system. Sammanlagt deltog nio tjänstemän och rollistan ser ut som följer:
  • Lat tjänsteman
  • Cynisk tjänsteman
  • Lat och cynisk tjänsteman (jag)
  • Nyligen anställd tjänsteman
  • Otroligt lat chef
  • Ambitiös chef
  • Projektledare
  • Projektledarkonsult
  • Agil coach (konsult)
“Ambitiös chef” anför mötet och sörjer för att de post-it-lappar som är fastklistrade på den stora tavlan och som var och en representerar en uppgift hamnar på rätt plats på tavlan. Tavlan är uppdelad i olika delar som “avklarat”, “påbörjat”, “ej påbörjat”, “att göra” och eventuellt ytterligare någon del. “Otroligt lat chef” sörjer för den excel-lista som innehåller samma information som lapparna på tavlan. Tavla och excelark måste såklart ibland koordineras. “Agil coach” närvarar bara undantagsvis vid dessa möten för att bistå med råd i denna slags arbetsform med lappar på tavla som vi visserligen redan har använt under en viss tid. Tidigare utgick vi enbart ifrån excel-listan med arbetsuppgifter som nu “Otroligt lat chef” ansvarar för.

Följande sker:

“Ambitös chef” ber “Otroligt lat chef” om att återge förändringar i förutsättningarna dvs excel-arket. “Otroligt lat chef” får problem med sin dator efter ett visst fumlande konstaterar vi att inloggningen inte fungerar. Kanske har han otur eller också är det en undanmanöver. “Lat och cynisk tjänstman” håller inne en fnissning och tittar menande på “Cynisk tjänsteman”. “Otroligt lat chef” påstår att det inte var några väsentliga förändringar i alla fall och dessutom så hade han sett till att uppdatera tavlan med nya lappar (dvs genom att delegera uppgiften att uppdatera excel-listan och tavlan till “Lat och cynisk tjänsteman”).

Sedan följer diskussioner med följande teman:

  • Vad betyder egentligen olika delar på tavlan, kanske behöver vi fler delar att sätta lappar på
  • Behöver vi dela upp vissa lappar i fler lappar för att detta arbetssätt ska blomma ut i sin fulla potential
  • Vissa lappar bör kanske plockas bort från tavlan och sitta så att säga utanför
  • Flertal andra bekymmer av liknande karaktär

När “Ambitiös chef” väl tar itu med en lapp väcks nya diskussioner av ovanstående art.

Det är framför allt “Projektledare”, “Projektledarkonsult”, “Agil coach”,“Otroligt lat chef” och “Ambitiös chef” som med engagemang deltar i meningsutbytet. “Agil coach” avbryter ibland för något tips varpå en ny livlig diskussion tar vid.

Rätt vad det är har 45 minuter passerat.

“Cynisk tjänsteman” tar då ordet.

Denne säger då att denne inte förstår vad vi gör här. Vi är ju nio personer här men bara tre ska egentligen arbeta med lapparnas uppgifter varav “Cynisk tjänsteman” inte kan inkluderas eftersom denne de närmsta veckorna är inblandad i ett annat arbete av högsta prioritet. ("Lat tjänsteman" ska inte delta i själva arbetet annat än marginellt. Trots detta ska vederbörande delta på dessa möten.)

Alltså återstår två tjänstemän till arbetets förfogande.

“Lat och cynisk tjänsteman” håller åter tillbaks en fnissning.

“Agil coach” har svar på tal.

Det låter som om vi behöver en tillgänglighetslista dvs alla som ska delta i dessa möten framöver bör inför mötet uppskatta sin tillgänglighet, den närmsta veckan, i timmar.

Detta föranleder ytterligare diskussioner.

“Ambitiös chef” tittar på klockan och blir stressad när han inser att 55 minuter försvunnit utan att de två som ska arbeta egentligen har tilldelats några uppgifter den närmsta veckan.

Ytterligare ett par minuter passerar och en stressad, obeslutsam stämning råder. Vilken uppgift ska egentligen tilldelas till vem? Det finns ju så många uppgifter.

Till slut tar “Lat och cynisk tjänsteman” ordet eftersom denne inte har lust att fastna i detta möte efter att det är slut. Denne föreslår att “Nyligen anställd tjänsteman” ska ta itu med två av lapparna då dessa uppgifter är lärorika för en nybörjare. “Lat och cynisk tjänsteman” tar en lapp och stöder dessutom “Nyligen anställd tjänsteman” med dennes två.

Därmed är mötet redo att avslutas lagom till att klockan slår helt. Alla är nöjda.

Vilka organisationsteoretiska principer är av värde här för att förstå vad som har gått snett? 

Spring nu inte, kära läsare, till den organisationsteoretiska litteraturen för att finna svar. Denna är den första syndaren.

Min bekantskap med denna är visserligen inte så omfattande men ändå tillräcklig för att förstå att det huvudsakligen rör sig om abstrakt nonsens blandat med trivialiteter vars huvudsakliga syfte är att sälja in sig som lösningen till ledarskiktens alla problem. Istället väljer vi här förlita oss på enkla principer med en cynisk prägel.

Låt oss börja med det mest uppenbara dvs Parkinsons trivialitetslag som lyder:
"Triviala ämnen tenderar att ta oproportionerligt mycket tid i anspråk."
I detta fall ägnar vi vår tid åt att diskutera lappar, indelning av tavlan, hur dessa benämns och vad det egentligen betyder istället för att angripa de uppgifter av teknisk karaktär som lapparna representerar. Men det är så klart enklare att prata om lappar och tavlor.

Sedan har vi naturligtvis Parkinsons lag som lyder:
"Efterfrågan på en resurs, inom en organisation, som arbetstid, pengar osv, tenderar att utökas så att den matchar tillgången på samma resurs."
Att på detta sätt dela ut uppgifter innebär att oavsett tidsbehovet för uppgifterna kommer uppgifterna som delas ut att kräva en vecka, om nu inte uppgiften faktiskt visar sig vara oväntat tidskrävande så att mer än en vecka behövs.

Ytterligare en förklaring till att det kan bli på detta vis ges av Putts lag, som lyder:
"Teknologi domineras av två slags människor, de som förstår vad de inte är chef över och de som är chef över vad de inte förstår."
Denna lag är kanske inte utan undantag men det ligger mycket i den.

Här har det organiserats en kikare.
Nej, jag har inga foton på tråkiga
möteslokaler liggande.
Inte sällan hamnar folk med svag teknisk kompetens på ledarroller inom de lägre till mellanhöga ledarskikten. Dessa personer måste verka någonstans och de är olämpliga för de jobb av teknisk art som trots allt är vanliga på it-företag eller ingenjörsföretag. Samtidigt drar sig många med teknisk kompetens för att ta sig en en ledarroll då det ofta innebär att man måste befatta sig med olustiga arbetsuppgifter som administration, oräkneliga möten, personalansvar osv. I exemplet ovan har denna kategori av tekniskt oinsatta tagit överhanden och dominerar i numerär på mötet. Vi har fem stycken inom denna kategori mot fyra arbetare på fotfolksnivå varav två ändå inte ska bidra till de aktuella uppgifterna.

Sist måste vi även nämna Tainters lära om komplexitet som säger att organisationer vanligen bemöter problem på ett sådant vis att organisationens komplexitet ökar.

Till slut når vi en sådan hög komplexitetsnivå att all ytterligare ökning av komplexitet bara minskar organisationens livskraft. Komplexitet blir i sig ett allt större problem och kan till slut bli det dominerande problemet. Detta fenomen ser vi på en allt växande skara tjänstemän som jobbar med koordination, processer, projektledning, att allt fler chefer anställs för att hantera den allt mer komplexa organisationen osv. Sammanfattningsvis kräver en svällande komplexitet allt mer tid till arbete av “övergripande” natur.

Dessa små elaka lagar ställer sig alltså i vägen för den effektiva organisationen och bidrar således till tjänstesamhällets väl omvittnade ineffektivitet. Eftersom jag dystert nog inte tror att människan plötsligt kommer att bli klok och på det stora hela överlista dessa och andra lagar som arbetar mot hennes välstånd så kommer vi i längden få betydande svårigheter. Framför allt Tainter är ju här obeveklig.

Tjänstesamhället, även känt som kunskapssamhället, kan förknippas denna komplexitet av negativ avkastning. Därmed riskerar tjänstesamhället att i själva verket bli en svulst som i allt högre utsträckning dränerar den produktiva delen av samhället från kraft och spänst.

/Organisationsteoretikern

27 kommentarer:

  1. Komplexiteten tenderar alltså att öka enda tills det uppstår en KOLLAPS. Trist.
    En sätt att undvika en total kollaps är att göra förändringar vid en KRIS.
    Att drastiskt minska komplexiteten är knappast möjligt om man inte står inför KRIS.
    Kriser är vanligare i det privata näringslivet varför det ofta upplevs som mer effektivt

    SvaraRadera
    Svar
    1. Tyvärr tillåts aldrig ekonomin och samhället hamna i en riktig kris så att allt det dåliga rensas bort. Utan man ska ständigt rädda dåliga organisationer genom subventioner och stödåtgärder, och på så sätt kan dåliga och ineffektiva organisationer fortsätta existera på samma sätt som tidigare. Det många glömmer att lågkonjunkturer och konkurser är en del av en marknadsekonomi, och ett sätt att rensa systemet från dåliga/ineffektiva organisationer.

      Radera
    2. Sant
      Vi borde prova marknadsekonomi som omväxling. Ett bra försök var den svenska bankkrisen där man inte lämnade ut några pengar gratis till bankerna.
      Idag skulle vi behöva låta konkursmässiga dagstidningar gå i konkurs

      Radera
  2. Tack för inlägget! Jag har under rätt lång tid också funnit att det enda som ökar på arbetsplatsen är administrationen. Och då inte bara den nödvändiga utan pålagor utifrån, lagar/EU/genusenkäter osv. Rätt vad det är så har varje sådan aspekt en egen handläggare. Allt medan kärnverksamheten sakta kör fast i sanden och larvfötterna gräver ner sig djupare och djupare.

    Fred Brooks "Mythical Man Month" är också bra läsning.

    SvaraRadera
  3. Allt handlar om att göra bra ifrån sig på möten.
    https://medium.com/conquering-corporate-america/10-tricks-to-appear-smart-during-meetings-27b489a39d1a

    SvaraRadera
  4. Sant, men man ska också beakta att tjänstesamhällets främsta uppgift är att fördela välståndet från de producerande enheterna (maskiner fastigheter och praktiskt arbetande). Det är alltså transföreringen via lönen som tjänstemännen får, som är arbetets främsta förtjänst.

    Som alternativ hade man kunnat ge folk betalt för att gå i skolan eller helt enkelt i högre utsträckning gett pengar till folk av ingen speciell anledning alls.

    SvaraRadera
  5. När individer (ni vet, de som har hjärnor, något som ett kollektiv inte har) tillåts umgås ömsesidigt med varandra så ser inte jag hur någon form av problem kan uppstå. Då är ingen organisation större eller mer komplex än vad någon deltagande individ kan och väljer att hantera. Det är därför det ALDRIG förekommer kollapser i oreglerade marknadsekonomier, utan bara i reglerade statsekonomier (t.ex. banker, Sovjet, krig).

    Ingen väljer att skaffa sig en chef, ej heller en medarbetare, som denne ogillar. Statliga regleringar tvingar dock fram de giriga miljonärerna fackpamparnas parasitmakt över vem som måste och inte får arbeta var och hur värdet som arbetarslaven producerar ska fördelas mellan fackpampen, förhandlingsparten entreprenören, och det namnlösa enhetet i arbetarslavskollektivet (som alla rödflaggsviftande boskapsslavar är så stolta att vara medlemmar av!) Det är den enda enkla regel som har skapat inte bara vetenskapen och industrin, utan även skapat själva livet.

    SvaraRadera
  6. Låter som majoriteten av mina möten. Jag är dock personen "sitter med, suckar, lämnar rummet och löser uppgiften själv".

    SvaraRadera
    Svar
    1. Ah, en sk samhällsbärare.

      Radera
    2. Jag gör det jag kan. Eller så är det så att min lön sätts efter avslutade projekt kopplat till hur mycket tid cheferna sparar. Men vi kör på samhällsbärare, det låter bättre. :-)

      Radera
  7. "Vilka organisationsteoretiska principer är av värde här för att förstå vad som har gått snett? "

    Det finns bara en värld namnet och det är Spelteori. Rip John Nash.

    Personer som deltar i spelet agerar rationellt och i deras egenintresse. Spelteori kan hjälpa oss att skapa strukturer som tar bort alla incitament eller belöningar för irrationella eller icke-egennyttiga beteende, vilket ger en förutsägbar uppsättning interaktioner.

    Ett litet exempel.
    Tänk dig två som ska dela en kaka. Om den som delar kakan får välja bit först så har denne ett incitament i att maximera biten till sig själv genom att skära så stor bit som möjligt. Får den som inte skär välja bit först så har den som skär ett incitament till att maximera sin bit genom att göra en så rättvis delning som möjligt.

    Organisationsteori är du insatt i spelteori?

    SvaraRadera
    Svar
    1. Känner till spelteori. Mitt intryck är att det är odugligt vid mer komplexa sammanhang och att det mest används för att visa att man minsann använder "avancerad" matte inom ekonomi. För att kunna räkna ut nash-jämvikter krävs en modell som inte kommer att vara så uppenbar att sätta ihop för en hel organisation. Men du kanske har några ordentliga exempel på när det fungerat bra?

      Radera
    2. Man tar snabbt på sig vissa uppgifter frivilligt när de dyker så slipper man få delegerat på sig de trista/tunga som kommer sen. Man ger förslag om att den nyanställde ska fixa några uppgifter för denne kommer inte säga nej, särskilt inte när man förklarar det hela med att det är lärorikt för den nyanställde. För att vara riktigt säker på att få igenom förslaget erbjuder man sig att även hjälpa den nye vilket i praktiken består i att man på fikarasten ger honom några tips.
      Allt klart och man har gott om tid för sin daytrading/facebook/etc resten av veckan.

      Ja, jag tycker nog det liknar spelteori.

      Radera
    3. @Organisationteoretikern
      Det handlar inte om komplexa sammanhang eller om hur man sätter ihop en hel organisation. Det handlar om att få underspelen rätt för att maximera utgången.

      Vad jag tror du är ute efter är en optimerad organisationsmodell. Tyvärr existerar inte en sanningsenlig sak som en organisationsmodell för hög avkastning eftersom organisera ett företag är en övning i entreprenörskap.

      @Kent
      Helgad vare den som ser sambanden :)

      Radera
    4. Era spelteoretiska exempel är ju triviala. Faktum är att alla spelteoretiska exempel jag sett är mer eller mindre triviala. Spelteori är i praktiken bara ett tjusigare namn på "sunt bondförnuft". Att man kan göra det mer avancerat med nash's metoder används aldrig eftersom det i praktiska sammanhang är ej tillämpbart. I slutändan förefaller det mig som om hela begreppet spelteori mest används för att ekonomer ska få göra gällande att de använder avancerad matte. Inte för att spelteoretiska modeller är särskilt avancerade, men ekonomerna tror visst det.

      @alag
      Sätt gärna igång och försök trimma en organisation efter principerna du föreslår. Vore intressant att se utgången. Tyvärr är sannolikheten överväldigande att vi får möten liknande det jag beskrev fast istället för "agil konsult" har vi du där under namnet "spelteoretisk konsult".

      Radera
    5. Den här kommentaren har tagits bort av skribenten.

      Radera
    6. @Organisationteoretikern
      Man skulle kunna kalla det sunt bondförnuft men det är tillika verifierad vetenskap, till skillnad från det du troligen klassar som organisationsteori idag. Spelteori skulle säkert fungera ypperligt när det gäller underspel som i ditt exempel där någon roffade åt sig tårtspaden och gav största biten till sig själv och lämnade skulorna till färskingen. Men jag håller med dig om att det vore helt galet att tillämpa i något sammanhang eller för att organisera ett företag. Ja lika galet som alla andra organisationsteorier. Vad jag förespråkar är alltså INTE ett stabilt tillstånd av konkurrenskraftig jämvikt, inte heller skulle ett sådant resultat vara optimalt. Utan vad jag förespråkar är entreprenörskap med vilket resultatet är en konkurrensutsatt process där företagen ständigt förbättrar sina produktionsprocesser och egenskaper hos sin produktion för att behålla sin konkurrenskraft, och detta i sin tur resulterar i ständig ekonomisk utveckling. ENTREPRENÖRSKAP kontra MANAGEMENT.

      Radera
  8. Den här kommentaren har tagits bort av skribenten.

    SvaraRadera
    Svar
    1. Tips på rolig och illustrativ beskrivning av hur möten kan te sig för en ingenjör (eller andra med visst mått av begåvning):

      https://www.youtube.com/watch?v=BKorP55Aqvg

      Ändrade till klickbar länk..

      Radera
    2. Rolig film. Känner igen situationen, även om det är oftare som problemet är att man inte har samma uppfattning av vad linjen i filmen är för något, och då är det inte alltid beställaren/projektledaren som missuppfattar.

      Radera
  9. När nu datorer snabbt får större betydelse kommer företag som inte är snabba nog att anpassa sig till en förändrad miljö att tappa marknad till andra. Många nya små företag kan därmed ersätta större mer förändringströga. Denna förändring borde gå att se på hur länge medianföretaget i ett land funnits nu och för säg 10 år sedan.

    Annars håller jag med organisationsteoretikern i stort.

    Vänliga hälsningar

    Nanotec

    SvaraRadera
  10. Botemedlet mot oundvikligt skenande byråkrati, processer och stagnerande verksamhet är förstås att riva ner (splitta, slå samman, eller flytta) verksamhet. Vid varje sådant tillfälle slår man effektivt sönder all byråkrati och invanda mönster. Samtidigt kan man passa på att hyvla bort dököttet (arbetsbrist). Nackdelen är förstås att verksamheten måste börja om igen från en låg nivå, och sakta uppfinna samma skenande byråkrati igen tills det är dags för nästa demolering av organisationen. Samtidigt kommer förstås produkten (om det är en sådan som organisationen gör) att råka ut för ett kvalitetsdropp då nya personer börjar fingra på grejorna utan att veta vad de gör.

    SvaraRadera
  11. Jag förmodar att inlägget trots allt ändå handlar om näringslivet? Vill man se samma slags ineffektiva slöseri med mötestid men på mycket, mycket större skala så är det ju bara att följa t.ex sossarnas extrastämma i helgen i Västerås (eller invänta nästa valfria partis dito).

    SvaraRadera
  12. 100 spänn på att "lat och cynisk tjänsteman" jobbar på Ericsson.

    SvaraRadera
  13. Jag undviker alla sådana möten så långt det går.

    Korta tydliga möten med en chef som leder ordningen enligt en fungerande mall
    Pang, pang, pang. Klart

    SvaraRadera

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...