Ni som är egna företagare bland läsarna, vad använder ni för bokföringsprogram? Tydligen har de stora klassiska leverantörerna flyttat till Molnet, så finns det ens några enkla billiga bokföringsprogram för Windowsdatorer längre?


För egen del är detta ett icke-problem, då jag kör Mac OSX och använder utmärkta iOrdning som bokföringsprogram. Därmed ligger inte min bokföring i Molnet med full insyn för vissa av leverantörens anställda, vilket jag diskuterat i en krönika i FAR:s kundtidning Resultat (nämnt i förbifarten här). Dessutom är man inte beroende av en fungerande Internetkoppling eller att molnleverantören inte går i konkurs och försvinner med hela företagets order-, lager-, fakturering-, lönesystem och bokföring.

Men tydligen är det värre för de som kör Windows - klassikerna Hogia, Visma/SPCS etc har flyttat ut i molnet. Det innebär också månadskostnader för tjänsten, vilket är OK för större företag, men ger overhead kostnader för den lilla firman, som kanske bara drivs vid sidan om ordinarie jobb. Korrigering: Hogias Windowsprodukter Bokföring Bas och Ekonomi CE finns fortfarande molnfritt.

Många små firmor som är bisysslor gör misstaget att bokföra i Excel. Det är förbjudet och antagligen brottsligt bokföringsbrott, med risk för att fällas för bokföringsbrott, få näringsförbud och hela baletten. Statliga sajten Verksamt skriver:
"Du kan bokföra manuellt i en kassabok eller med hjälp av bokföringsprogram. Principen är densamma oavsett vilket sätt du väljer. Däremot är det självfallet enklare att sammanställa information i ett datorprogram, särskilt om du har många affärshändelser i din verksamhet. Du måste använda ett särskilt bokföringsprogram som loggar alla uppgifter. Vanliga kalkylprogram, som exempelvis Excel, får inte användas för bokföringen."
Anledningen till att Excel inte får användas är att uppgifter kan ändras. I ett bokföringsprogram kan man ändra uppgifter och felaktigheter, men då gör man det som ändringar, vilket framgår. Detta så man inte ska kunna fuska med sin bokföring.

Så vad använder ditt företag som lösning för bokföringen? Kom ihåg att även "din banks" bokföringstjänst ligger hos en privat tredje part och är fullt öppen för insyn hos leverantörens systemadministratörer och även supportpersonal. Vill du att dessa ska se hela din kundstock i dina fakturor, rent av lämnade offerter?

Skicka en kommentar Blogger

  1. Den förste Bernadotten på Sveriges tron skall ha frågat den spanske ambassadören: Hur undgår man att dö i Sverige?
    Sire, skall denne ha svarat, man använder pampuscher...

    Vad gäller bokföring rekommenderas en revisor att gömma sig bakom.
    Dessutom är denne troligen uppdaterad med "genvägar".
    Om ej: byt revisor.

    SvaraRadera
    Svar
    1. Många här skriver att de använder en konsult istället för att lägga nått i molnet. Om ni bryr er om detta, har ni koll på vilken mjukvara konsulten använder? Undvik också att maila via gmail, använda internetbank eller backuptjänster som dropbox/iCloud/iphoto för era kvitton. Då dessa också ger tredjepart tillgång till er data. Vi på zenconomy.se har vår tjänst i molnet. Vi har gjort kompormissen att låta grejjerna ligga på svenska servrar, enligt http://basedinsweden.se/ :s modell.

      Radera
  2. Använder BL Ekonomi. Finns både för lokalt lagrande och uppe i molnet. Har tidigare jobbat med både Visma, SPCS m fl.

    Har dessutom gjort ett Excelprogram som ett flertal vänner och bekanta nyttjat i nåt 10-tal år nu. (Enskilda firmor). Har varit granskat av Skattemyndigheten vid flera tillfällen utan invändningar. Tvärtom har dom tyckt det varit föredömligt upplagt! Testade för rätt länge sen med Bokföringsnämnden och fick tveksamheter tillbaka just pga enkelheten att ändra i bokföringen. Visade då på hur enkelt det är att ändra i andra program också, via tillbakaläsning av lämplig backupp och nya inmatningar och fick tillbaka ett svävande svar om att bara det finns en röd tråd att följa så var det nog OK! Ett halvt erkännande av Excelmodellen som i princip är ett gammaldags dagboksblad fast med modern summeringsfunktion (istället för slagremsor - puh!). Och vill man vara helt säker kan man ju skriva av dessa dagboksblad för hand = godkänt.

    SvaraRadera
  3. Det är, nästan, billigare att anlita en redovisningskonsult istället för att bokföra själv nu när allt ska gå via molnet och diverse löst folk kan få insyn i din bokföring.

    SvaraRadera
  4. Leif: Och är Excel-filen dessutom versionskontrollerad av SVN så går det faktiskt inte att ändra på senaste version sparad innan bokslut. :)

    SvaraRadera
    Svar
    1. Vill man förhindra att man ändrar på bokföringen så borde man använda git och publicera sha1-an med jämna mellanrum.

      Annars är det ju fullt möjligt att ändra historiken med både svn och sha (och vilken annan revisionshanteringssystem somhelst) - bara man har tillgång till alla kopior (vilket man inte har ifall tredje part sitter på sha1:an eller liknande).

      Radera
    2. Ja, det är möjligt att hacka SVN-repositoriet, men det borde väl vara lika svårt som att hacka enklare bokföringsprogram?

      Radera
    3. @Sigfrid Lindhe

      SVN är open source vilket underlättar en hel del. Sen är det ju bara att följa Leif Thomsen's förslag - ersätt repositoriet med en backup och återskapa transaktionerna så som du vill att de skall se ut.

      Det enda sättet att hindra det är att se till att oberoende tredje part sitter på en hash på bokföringen vid en viss tidpunkt - därmed blir det omöjligt att göra ändringar i bokningar som gjorts innan denna tidpunkt eftersom hashen (som du inte kan ändra på) då inte kommer stämma.

      Även det faktum att man delar med sig av viktiga siffror regelbundet gör det mer besvärligt att ändra i bokföringen i efterhand.

      Radera
  5. Kör med egenutvecklat. Tycker inte om upplägget att låta bokföringen ligga i någon annans händer och sedan stå där med ansvaret för att det förvaras tillförlitligt. Tycker heller inte om att binda upp mig med att tvingas använda Miffosofts operativsystem för att kunna göra bokföringen.

    När det gäller excelarken borde man kunna lösa tveksamheterna genom att dels spara utskrifter med jämna mellanrum. Sen skall man ha i åtanke att man ju skall spara verifikationerna också, därmed blir det inte lika trivialt att ändra i efterhand längre (bara så trivialt att man tvingas makulera och göra om - vilket man alltid kan).

    SvaraRadera
    Svar
    1. Ja det är i princip så mina bekanta gjort, dvs man sparar en utskrift av excelarken för den just gångna momsperioden (oftast kvartal) och sätter in den som ett verifikat = jobbigare att i efterhand ändra nåt = leder ofta till rättning på momsdeklarationen hos Skm, som loggas.

      Radera
    2. @Leif Thomsen

      Det jag menar med verifikationer är ju att du skall spara varenda kvitto på dina inköp och de fakturor du producerat osv, allt i prydlig nummerordning. Detta gör det lite jobbigare att ändra något i efterhand utan att det syns (att göra det så att det syns blir dock inget problem - vilket är det sättet ändringar skall göras).

      Utskrift av gågna momsperioden är väl knappast att anse som en verifikation av en affärshändelse (om man inte bokför den som momsredovisning eller liknande).

      Radera
  6. Visma/SPCS 500 sen 10 talet år. Fungerar bra. Använder inte molntjänsten. Betalar en årlig avgift för support och uppdateringar på ca 1200 kr. Mac via Paralells.

    SvaraRadera
  7. För en vanlig förenings räkning undrar jag:
    - Vet någon om det finns något gratis excelprogram att ladda ned?
    Har själv börjat utveckla en excellösning men tror att andra måste ha gjort det tidigare och bättre

    SvaraRadera
  8. Kan detta vara något. Fungerar på alla plattformar inklusive Linux.
    http://www.ggsdata.se/index.php?page=adobe/firstoffice.php

    SvaraRadera
  9. Visma 500 funkar bra till PC.

    SvaraRadera
  10. Jag kör Stelvio på Mac.

    SvaraRadera
  11. Som Linuxanvändare blir det hela ganska krångligt.

    Med trots allt relativt få kontohändelser tog jag ett steg bakåt och kör helt manuellt med papper och bläck.

    Kalla det civilt motstånd, eller Tjalle Tvärvigg eller Ned Ludd den som vill. Eller resilient och robust. Det opraktiska är det enda praktiska i längden.

    SvaraRadera
  12. Har kund som kör Winbas. Lite förra årtusendet (bland annat en access-databas!), men det hör väl till att affärssystem skall vara lite gammaldags?

    SvaraRadera
  13. Tycker hela den här diskussionen är lätt förvirrad. Hur kan man ens nämna Excel och bokföring i samma mening? Jag hoppas att inte sånt som jag begriper sämre hanteras lika märkligt av Cornu...

    Jag kör numera Fortnox (molnbaserat affärssystem) i mina bolag. Redovisning, kundreskontra och leverantörreskontra. Asbra program och lätt att komma igång med. Har man inte råd att lägga 99 kr/månad så ska man nog inte vara företagare.

    Med molnbaserade tjänster slipper jag ha program installerade på en fysisk dator - sannolikheten att min egen dator bryter samman är mycket större än att leverantören går i konkurs eller att deras serverpark havererar. Dessutom slipper jag hela problemet med backuper, serverparker och gud vet vad.

    Är man orolig för att företaget ska lägga ner och man blir ansvarig för bokföringen så tar man ut en SIE-fil löpande och förvarar på lämpligt ställe. Det är ett icke-problem. Det är nog bara folk som inte kan något om bokföring eller ekonomisystem som ligger sömnlösa över att leverantörerna kan gå i konkurs. (Med en SIE-fil kan man läsa in hela företagets bokföring i ett nytt program på fem minuter, om man är den volym och komplexiteten på verksamheten som en småföretagare har.)

    Integritetsaspekten förstår jag inte heller. Jag har aktiebolag. Årsredovisningen är snudd på offentlig handling och kan beställas på nätet utan att jag ens får reda på det. Varför i herrans namn skulle någon vara intresserad av att snegla på detaljerna i företagets bokföring?

    Det finns hemligheter i alla företag, t ex innovationer som inte är patenterade, recept, ritningar, källkod till egenutvecklad programvara. Men bokföringen är knappast något som man behöver vara speciellt orolig för att den kommer på avvägar.

    SvaraRadera
    Svar
    1. Molntjänsterna innehåller fakturering. Där kan man bland annat se

      1) Vilka som är ditt företags kunder
      2) Vad de kunderna köper av dig
      3) Vad du ger för pris till de kunderna

      Det skulle jag vilja påstå är hårdvaluta för dina konkurrenter.

      Radera
    2. @Dr Hedge

      Notera att du är ansvarig för att allt bokföringsmaterial sparas i 10år. Man kan ju iofs välja med att ha en kopia på ett urval av materialet och hoppas att det räcker, men alla kanske inte är nöjda med det.

      Med tanke på integriteten så måste man ha i åtanke att bokföringen (även om man inte lagrar själva verifikationerna på servern) innehåller information om varje enskild affärshändelse. Iom kundreskontra kan man se vilka kunder man har och exakt hur mycket de har handlat för. Har man dessutom lagersaldon där så kan man nog ganska snart luska ut vad man har levererat till respektive kund. Många företag är ganska förtegna vad det gäller vilka priser man erbjuder respektive kund.

      Radera
  14. Finns det open source bokföringssystem som man kan installera på en egen webbserver på Linux? Då skulle man kunna ha en egen server med kontroll över all data. Dessutom skulle den kunna nås från överallt.

    SvaraRadera
  15. UNIBAS från Unicell. Enkelt, billigt och lokala filer. Dessutom trevlig och personlig support.

    SvaraRadera
  16. Gnucash. Jag har bidragit med finlandssvenska och ålandssvenska kontoplaner som stämmer med bokföringsförordningen.

    SvaraRadera
  17. Jag kör OpenOffice Calc för min enskilda firma enligt principen "gratis är gott". Har inte blivit drabbad av en enda revision under de sex första åren och tvivlar dessutom starkt på att det skulle vara olagligt att använda klassiska kalkylprogram för bokföringen. Det är inte förrän någon visar upp domstolsbeslut som jag skulle börja lita på något som Skatteverket eller Bolagsverket säger utan källhänvisning på sina hemsidor.

    SvaraRadera
    Svar
    1. Snabb Google-Fu:

      http://www.skanskan.se/article/20101017/ESLOV/710179957/-/boter-efter-dalig-bokforing

      "Affärerna gick trögt och vd:n skötte bokföringen med hjälp av datorprogrammet Excel. Nu döms den 35-årige vd:n för bokföringsbrott och försvårande av skattekontroll."

      Radera
    2. Här är en som blev åtalad för bland annat bokföring i Excel:

      http://m.realtid.se/artikel/?p=20110124105239_Realtid711.dbp

      Huruvida han fälldes framgår inte tydligt, men det är rätt jobbigt att bli åtalad.

      Radera
    3. Men i båda dessa fall rör det sig om aktiebolag med mycket hårdare regler än en enskild firma. Eftersom det är så svårt att fuska i en enskild firma så finns troligen inget uppsåt till försvårande av skattekontroll.

      Radera
    4. Öh, va? I enskild firma är du personligen ansvarig för allt. Hårdare regler än så finns inte.

      Radera
    5. Det är tveksamt ifall det är tillåtet att använda excel. Det står iofs inte i lagtexten att "excel är förbjudet" utan man får tolka lagtexten mha förarbetena:

      4kap:
      "2 § Bokföringsskyldigheten skall fullgöras på ett sätt som överensstämmer med god redovisningssed. "

      vilket kanske låter flummigt och godtyckligt, men läser man mot slutet av lagen:

      8kap:

      "1 § Bokföringsnämnden ansvarar för utvecklandet av god redovisningssed..."

      Så ser man att det där med god redovisningssed innebär att man skall kolla med BFN hur bokföringen skall ordnas.

      Så vad säger BFN om saken:

      "Allmänt råd
      2.2
      Bokföringen ska göras på ett varaktig
      t sätt, och det som har bokförts får
      inte raderas eller på a
      nnat sätt göras oläsligt.
      Kommentar
      Punkt
      2.2
      innebär att en affärshändelse inte
      är bokförd om den t.ex. antecknas
      med blyerts i en manuell bokföring elle
      r registreras i ett kalkylprogram.
      Detsamma gäller registrering av en a
      ffärshändelse i ett bokföringsprogram så
      länge registreringen kan rade
      ras eller förändras så att
      den inte längre är läsbar. "

      Så när du matar in i excelarket så bokför du inte. Enda räddningen är att som någon påpekar så uppfyller inte många bokföringsmetoder det sista kravet då det nästan alltid är möjligt att radera i bokföringen på ett eller annat sätt (det krävs att man lagrar information hos tredje part för att hindra detta).

      Att du inte har blivit drabbad av en enda revision (vilket många inte blir) betyder inte att det blir lagligt. Lika lite som att köra mot rött blir lagligt bara för att polisen aldrig har tagit mig när jag gjort det.

      Radera
    6. @Erik

      Finns inte mycket stöd för påståendet att kraven på enskild näringsidkare är speciellt mycket slappare. Visst man kan tillämpa kontantmetoden om man är liten (men det kan aktiebolag också göra) och lite andra förenklingar. När det gäller bokföringens varaktighet osv verkar det inte vara någon skillnad.

      @cornu

      Jag har för mig att styrelsen är ansvarig för att bokföringen sköts i ett aktiebolag. Det personliga ansvaret kvarstår alltså även ifall man har aktiebolag. Till yttermera visso kan bristande bokföring vara grund för att ge ansvarsgenombrott (vilket är kontraproduktivt ifall man har aktiebolag för att slippa personligt ansvar för bolagets åtaganden).

      Radera
    7. @erik
      Det är inte Bolagsverket eller Skatteverket som bestämmer hur du ska göra din bokföring. Det är reglerat i lagtext (Bokföringslag (1999:1078). Och precis som flera tidigare påpekat så är problemet med Excel och andra kalkylprogram att du kan ändra lite hur du vill utan att det syns.

      Radera
    8. Tillägg: att du inte råkat ut för en revision är snarare en indikation på att du inte fått feedback på ifall din bokföring håller måttet. Det är ju först vid en revision som någon utomstående kommer granska din bokföring (utöver dina deklarationer och årsredovisningar).

      Ditt resonemang är ju som att hävda att du håller hastighetsbegränsningarna bara för att du inte varit med om att polisen gjort en hastighetskontroll (NB inte att du inte fastnat i någon).

      Radera
  18. Jag driver en ytterst begränsad bisyssla och kör med zervant i molnet. Gratis om man inte använder deras fakturor och då jag har behövt det så kan man köpa tre fakturor för 70 spänn. Visst, dyrt som faen per styck men skickar man en faktura per år så blir det billigt ändå. Är man dessutom snål så kan man ju skapa fakturorna i word eller nått så är det helt gratis.

    SvaraRadera
  19. SPCS för Windows offline. Tänker inte byta till moln, bga mycket av bokföring, fakturering m.m görs under resor.
    Har även byggt en databas som samkör för projektrapportering m.m för rapporter och uppföljning.
    Möjligheten att komma åt data är väldigt värdefull för att bygga egna rapporter.

    SvaraRadera
  20. använder e-conomic för ett företag med många verifikationer och BL för de bolag med färre. Båda har snabb och gratis support. Har inget känsligt material och hade jag haft det och någon ville komma åt det så hade det nog inte hjälpt med en lokal installation. Om man är rädd för molnet så lämna inte över till en bokföringsbyrå, de lär ju också använda molnbaserade system.

    SvaraRadera

 
Top